多年来，在许多实验室设施中，手动记录设备(如冰箱和冰柜)最后一次使用或由适当的工作人员进行校准、维护或整体正常运行时的记录已成为普遍做法。这些纸做的记录通常被钉在门上。然后，由最近的员工手动更新“日志表”以访问设备。
冰箱和冰柜手工记录的危险
基于纸张的记录通常很难解释，因为难以辨认的笔迹，或日志表上的记录过多。把薄纸钉在冰箱或冰箱门上，会增加记录被放错地方或意外破坏的可能性。此外,手册,纸质记录对于一天中经常使用的设备，只在特定时间点标明信息。
实验室冰箱和冰柜是所有生命科学设施中最常用的设备之一，特别是在生物或血库．研究人员可以利用冰箱或冷冻室提取样品，实验室技术人员可以检查设备的功能，其他实验室人员可以安排清洁或维护。当这些活动完成后，将手写的笔记记录在一张纸上可能意味着这些信息没有被正确地记录下来，以便下一个工作人员确定冰箱或冰柜的功能是最佳的。一个手册的，基于纸张的记录系统仅仅依赖于每个员工武断地注意到设备是否按照规格工作。
人工保存记录风险
实验室的研究人员在很大程度上依赖冰箱和冰柜的正常功能，因为许多人每天都要多次使用它们。冰柜和冰箱是一些最重要的实验室设备，因为有价值的样品和资产存储在里面。有几种类型的实验室冷柜必须在室内操作特定的温度参数，例如-20C或-80C，几乎没有偏差，以保持某些样品的必要条件。坚持特定的环境参数对保存生物和医学研究样本和资产至关重要，因为环境波动可能导致冻结或冻结冷藏样品严重受损或不稳定。当温度波动超出设定的参数时，样品可能遭受反复的解冻和再冻结，这可能导致生物分子的降解。如果发生这种情况，受损样品的分析和实验结果将不准确或不可靠。任何由于设备偏差或故障造成的样品损失都可能导致大量时间和金钱的损失，从而导致样品的安全。
在使用实验室冰箱和冰柜时，还有其他问题需要记住。制冷剂可能会泄漏，这可能会造成重大健康风险，特别是当制冷剂碰巧是R744(一种基于二氧化碳的制冷剂)时。如果这种制冷剂在未被发现的泄漏期间上升到不安全水平，对员工来说是危险的。另一种制冷剂R177(氨)如果泄漏，也会造成威胁和健康风险。如果设备中使用了这些制冷剂，实验室设备技术人员应该持续检查和监测二氧化碳或氨的有害水平。
与手工记录没有设备的实时监控,如果任何实验室工作人员,外部实验室技术员或工程师,所观察到的一个问题时是把冷藏或冷冻的样品他们将不得不接触到适当的人员报告问题,通常的设施或操作经理。这种联系信息通常是获得从另一个纸钉或贴在冰箱或冰柜,可以带来更多的问题,因为没有保证这个人可以接电话,因为那个人可能忙或正常工作时间以外的问题可能被注意到。
另一个挑战是，设备的小问题往往不能及时发现，这可能严重危及实验室结果。这些异常可能是微小的，但随着时间的推移，可能会导致冰柜或冰箱的全部故障。完全失败可能会对储存的样品和整个实验室研究工作造成灾难性的后果。当研究人员等待更换样本和设备维修时，这样的故障可能会造成相当长的停工时间。
幸运的是，对于那些致力于运行最先进设施和设备的组织来说，有一些解决方案可以到位，自动和持续监控设备参数。数字实验室监测解决方案和系统允许实时监测设备功能。有了这样的系统，实验室人员可以监控温度，以及一天中门打开和关闭的时间。这种实时监控可以在实验室进行，也可以在实验室没有工作人员在场的情况下，通过互联平台从远程地点进行。当考虑到问题或故障随时可能发生时，这对实验室设施极其有利。一些监控系统甚至可以确保备用发电机在停电时正常运转。
采用数字化方法进行自动化监控是降低维护成本的最有效方法之一。采用主动维护和被动维护计划利用预测分析是很重要的，因为自动化的24小时监控能够快速检测设备的小问题，这些小问题可能会在未来导致更严重的问题。
许多业内专家指出，当企业实施自动化、实时数字监控系统时，维护成本会大幅降低。对数字记录的访问增加了所有实验室和设备操作的可见性。如上所述，如果在小问题和问题成为导致设备故障的大问题之前就发现并修复它们，那么就可以大大节省时间和资金。
XiltriX解决方案
XiltriX提供这种精确类型的监测解决方案，是世界各地许多生命科学组织信赖的合作伙伴。XiltriX解决方案提供实验室设备的数字化、实时监控，包括冰柜和冰箱，并提供24/7的监控，作为实验室设备和设施功能的服务。温度读数以及门的开启和关闭的数字记录可以实时访问，并可以生成自动报告，以确保即使是最轻微的偏差也能被检测到。有效、精简的数据报告能够快速检测任何问题，并允许改进流程。
XiltriX通过无线或有线架构收集数据，并使用各种传感器自动记录设备功能的数据。该系统每5秒脉冲一次数据读数，因此任何偏差都能被迅速记录，并可由适当的实验室人员适当处理。
XiltriX系统有预先设置的警报和通知，包括设备本身的物理闪烁灯，以及当检测到有害偏差时的个性化通知。这些通知可以通过电话、短信或电子邮件发送给适当的人员，并可以通过计算机、平板电脑或移动设备访问，以便适当的人员访问系统，以执行必要的纠正措施。
对任何生命科学组织来说，一旦被告知存在问题，就能够做出相应反应的能力的提高是难以置信的好处。XiltriX解决方案的冗余架构确保不仅对设备附近的实验室工作人员发出问题警报，而且对可能不在实验室的其他重要人员也发出警报。
XiltriX解决方案基于云的软件和工业级硬件系统设计了多层安全，因此客户无需担心数据丢失或监控系统故障。添加新传感器和额外数据输出的多层连接性和易于扩展性，使任何规模的生命科学组织都能完全放心，知道他们的科学是受保护的。XiltriX安全网团队提供24/7的监控服务，并管理该系统，以保障实验室资产和设备的另一层安全。
拥有超过30年的生命科学行业经验，XiltriX提供最强大的监控解决方案，符合国际和我们的监管标准，能够安全监测和记录数千个数据点，当数据超出指定限制时，迅速产生警报。XiltriX为组织提供了解决手工、基于纸张记录的陈旧实践的最佳方案。
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